第50回（'99/9/14）

電子メールについて

インターネットの利用者は大変な数になっていると聞きます。
我が国では今年中に２００万人に達すると推測されているそうです。
「電子メール」（E-Mail)も急速に利用が広がっていますね。
しかし実際には、使い方や利用法ではまだまだ試行錯誤の状態です。
書店には「電子メールの使い方」という本が沢山並んでいますし、手を変え品を変えて次々と発刊されています。まだまだ利用する人にとっては解りづらい、難しい作業だということですね。

で、今回は私の電子メールを使う際の「注意メモ」を公開しようと思います。
「メール」を頂いた時に「ちょっとこれは困るな」と思うことがあるんですね。
私も「気をつけておこう」というメモなんです。

【返信はできるだけ早くする】これは失礼のないようにということだけではなく、送れたかどうか、そして読んでもらえたかどうか送った人が確認できないためです。
（ちなみに私、返信が追いつけてませんね。失礼してしまうことが多いです。申し訳ないとホント思うのですが・・・・）
【添付書類は原則としてつけない】添付書類、これで困ることが多いですね。どうしても送りたい時はその旨を伝えてから送るようにしています。圧縮とか、関連ソフトの有無とかファイルの種類など結構知識がいりますから、いきなり送るつけるようなことは避けています。
最近ＨＴＭＬ形式のファイルが添付されてくることが多いです。重たくはないのですが、これも煩わしいですね。Outlook Expressを使う際「テキスト形式」にし直すといった面倒もあるのですが、これなど気をつけたいと思っています。

書く内容について

【文面は解りやすく、簡潔に】しかし私など、短すぎると冷たいと思われはしないかなどと心配して（笑）少し長めになってしまいますが。
【「お知らせ」や「伝達事項」など返事を求められる場合】「一行メーセージ」（「了解しました」「OKです」）で十分です、ね。
【説明を要する場合】、要旨は的確に、一つの問題に関して一つの説明です。説明が多岐にわたらないように。
【意見を述べる場合】整理された記述内容が必要。客観的記述と主観的記述の使い分けに気をつけたいと思っています。
【抗議する場合】抗議しなければならない状況に至りたくはありませんが・・・。でもしなければならない時は、はっきりと主旨を説明、要旨を明確に記述。しかし、一方的に陥らないよう相手の言い分、説明を待つようにしたいと思っています。

上記のものは一対一の場合を想定したものです。
「メーリングリスト」などによるグループ内でも基本的に同じだと思うのですが、違いがあるとすれば、自分のMailがグループ全員の目に触れるということですね。
ここに少し気をつけなければならないことが浮かび上がって来ます。

【話題は題名に】一目で分かるような題名をつけること。いろいろな話題をごちゃ混ぜにしないこと。
（以前は「題名には日本語は使わない」という規則がある、と言われていましたが現在では日本語もOKですね。私は日本語の表記を奨めます。やはり判りやすい方がいいです。）
【共通となる話題を投稿】個人的な趣味や話題が独りよがりや押しつけとならないように気をつけたいです。
【意見を戦わせる場合】主旨を明確にすること。個人的攻撃、中傷と受け取られる記述はしないこと。

記述の仕方に関しては、まだまだ試行錯誤を繰り返さなければならないのではないかと思っています。
新しいコミュニケーションの手段なのですから。
どうすればもっと使い手として利用価値の高いものとなるか、楽しいものになるか、敷居が低くなるか、皆で探っていきたいと思いますね。
そのためには文章を書く練習もいるかもしれません。
ときおり耳にする記述に関する問題、いざこざはインターネットの技術上の問題やソフトの使い方ではなく、書き方、文章によるところが多いように思います。
書き手の、そして読み手の「価値観」「考え方」「性格」が反映しやすいのが「文章」なんですね。
報告書、挨拶文、注文書、論文、といった様式とか定文がある場合などはあまり問題とはならないと思いますが、私信や、メーリングリストなどの場合、文章力によってかなり印象が変わってきます。
だから苦手、E-Mailは遠慮しておきますという方も多いと思うのですが、私など、だからこそ文章書きの練習に最適と思ってせっせと書くことにしているんです。

文章に「人」が反映してしまいます。
書くことで「人」として問われてしまうことがあります。
それならば書くことで思考をまとめる練習です。
最近、書くことが以前に比べて楽しく思えるようになりました。

「電子メール」のメリット、それは
送り手側からでは、
「いつでも」「どこへでも」送れるいうこと。
国内はもとより全世界に向かって＜素早く＞Mail（メッセージ）を送れるということ。つまり距離を感じさせないのですね。
受け手側からみれば
好きな時間に開いて見られるということ。
電話と違い自分の時間に合わせて利用できるということですね。

デメリットは、
環境を整える費用がかかること。
そしてコンピュータを使えなければなりません。（学習する時間がいります）
プロバイダとの接続、契約をしなければならないこと、またその後のメンテナンスなどで結構世話がかかります。
そして現在のところで最大のネックといえは、郵便や電話と比べるとその利用範囲は狭いということです。つまり相手もメールアドレスを持っていなければ役には立たないということですね。

「電子メール」に対する＜積極派＞と＜消極派＞との溝はしばらく埋まることはないでしょうが、利用する人々は年々増え続けている状況だというんですね。
私ももう生活の一部分となってしまいました。

機械に弱い人、忙しくてコンピュータの操作を覚える時間のない人、コンピュータを購入する余裕がないといった人にとって「電子メール」はちょっと距離をおきたい分野かもしれません。
その反対に、既に「電子メール」を利用している人たちにとってはもっと利用できる人たちを増やしたいところでしょうね。
その状況を踏まえ、「電子メール」の未来をも想像しながら、私はこれからも積極的に使っていきたいと思っています。

第50回「電子メールについて」この項終わり。